Concurso de notarios, conservadores y archiveros: requisitos, documentos y cómo postular

¿Qué es el concurso y qué cargos cubre?

Las bases generales se dictan en virtud del artículo 287 del Código Orgánico de Tribunales (COT). Conforme a él, la selección de los funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial se sujeta a las normas de los altos directivos públicos de segundo nivel jerárquico de la Ley N° 19.882 y a disposiciones especiales (bases, sección A). La Ley N° 21.772 reemplazó con este proceso el sistema de ternas de las Cortes de Apelaciones. El texto vigente puede consultarse en LeyChile: Ley N° 21.772 y Código Orgánico de Tribunales.

La sección B de las bases enumera siete tipos de cargo:

• Notario.
• Conservador.
• Archivero.
• Notario Conservador.
• Notario Archivero.
• Notario Conservador Archivero.
• Conservador Archivero.

Las cuatro últimas combinaciones son los oficios mixtos. En cada convocatoria se publica el perfil específico del cargo, definido por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos conforme a los lineamientos del Consejo de Alta Dirección Pública (bases, sección B).

Ese perfil contempla, entre otros contenidos, los requisitos legales, las inhabilidades e incompatibilidades, la experiencia y formación, los conocimientos y las habilidades y destrezas. Los instrumentos de evaluación deben adaptarse a cada perfil y no pueden aplicarse los mismos a perfiles diversos (artículo 287, letra b), del COT).

¿Qué requisitos exige la ley para postular?

El artículo 463 bis del COT exige tener el título de abogado o abogada por al menos cinco años, no encontrarse afecto a las inhabilidades que la ley contempla para ejercer esas funciones y cumplir los demás requisitos que establezca la ley (bases, sección G). Los años se cuentan desde la fecha de obtención del título (bases, Anexo N° 1, numeral 4).

Estos requisitos deben encontrarse cumplidos a la fecha de cierre de la convocatoria (bases, sección G). La convocatoria no puede condicionar la postulación o la selección a requisitos distintos de los del artículo 463 bis del COT (artículo 287, letra e), del COT).

El ejercicio previo como notario, conservador o archivero no es requisito de postulación, sino un factor de puntaje en ciertos oficios, como se explica más adelante.

Inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones

La sección H de las bases recoge las inhabilidades para ser nombrado. La primera fuente es el artículo 465 del COT, según el cual no pueden ser funcionarios de la segunda serie:

• Quienes se hallen en interdicción por demencia o prodigalidad.
• El Presidente de la República, los senadores, los diputados, los ministros y el Fiscal Judicial de la Corte Suprema, los ministros y fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones, los ministros de Estado, los subsecretarios, los delegados presidenciales, los gobernadores regionales, el Fiscal Nacional y los fiscales del Ministerio Público, el Contralor General de la República, los ministros del Tribunal Constitucional, el Director Nacional del Servicio Civil, los miembros del Consejo de Alta Dirección Pública y el personal directivo de exclusiva confianza o de alta dirección pública hasta el tercer nivel jerárquico en la Dirección Nacional del Servicio Civil, hasta por dos años desde su cese.
• Quienes se hallen acusados o condenados por crimen o simple delito.
• Quienes sufran la pena de inhabilitación para cargos y oficios públicos.
• Las personas deudoras sometidas a procedimiento concursal de liquidación, mientras no esté firme o ejecutoriada la resolución que lo declara terminado (Ley N° 20.720).
• Quienes hayan cesado en un cargo público por calificación deficiente o medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la expiración de funciones.
• Quienes hayan sido destituidos de los cargos de notario, conservador o archivero.
• Quienes tengan dependencia de sustancias estupefacientes o psicotrópicas ilegales, a menos que justifiquen su consumo por un tratamiento médico.

La segunda fuente son los artículos 259 y 260 del COT. No pueden ingresar al Escalafón Secundario quienes estén ligados por matrimonio, acuerdo de unión civil, parentesco de consanguinidad hasta el tercer grado, de afinidad hasta el segundo, o por adopción, con un ministro o fiscal judicial de la Corte Suprema. La misma regla rige respecto de los ministros y fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones y de los miembros del Escalafón Primario que se desempeñen en el territorio jurisdiccional del cargo (bases, sección H).

Además, no puede ser nombrado ni incluido en la nómina quien tenga esos mismos vínculos con el Presidente de la República, los parlamentarios, los abogados integrantes, los ministros del Tribunal Constitucional, los ministros de Estado, los fiscales del Ministerio Público, el Contralor General y las demás autoridades que enumera la sección H. La inhabilidad se extiende hasta un año después del cese efectivo de la autoridad. La inhabilidad del artículo 465 recae sobre la propia autoridad (dos años) y la del artículo 260 sobre sus familiares (un año).

Respecto de las incompatibilidades, el artículo 470 del COT declara las funciones de los auxiliares de la Administración de Justicia incompatibles con toda otra remunerada con fondos fiscales o municipales, salvo los cargos docentes hasta doce horas semanales (bases, sección I).

Las prohibiciones del cargo están en el artículo 479 del COT, entre ellas ejercer la abogacía y contratar a determinados parientes para desempeñar funciones en el oficio. La prohibición de contratar se aplica en idénticos términos a quien haya ejercido como ministro de Corte de Apelaciones o de la Corte Suprema, por seis meses desde su cese (bases, sección I).

Si resulta nombrado, el postulante debe efectuar una declaración de intereses y patrimonio dentro de los treinta días siguientes a la asunción, actualizable cada año en marzo (Ley N° 20.880, modificada por el artículo 5 de la Ley N° 21.772; bases, Anexo N° 2, parte III). También debe rendir una caución o garantía ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos dentro de los treinta días siguientes a la asunción (artículo 473 del COT; bases, sección Ñ). Los auxiliares permanecen en sus cargos hasta los setenta y cinco años (artículo 495 bis del COT).

¿Cómo es el proceso y quién lo conduce?

El Ministro de Justicia y Derechos Humanos informa a la Dirección Nacional del Servicio Civil los cargos vacantes dentro de diez días hábiles desde la comunicación de la Corte de Apelaciones respectiva. La Dirección Nacional efectúa la convocatoria conforme a los perfiles definidos por el Ministerio (bases, sección C). Los perfiles y la información del proceso se publican en el sitio web del Servicio Civil.

Las etapas son sucesivas y excluyentes, y su composición depende de la comuna en que el oficio tiene competencia (bases, sección K):

Las comunas asiento de Corte son Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, La Serena, Valparaíso, Santiago, San Miguel, Rancagua, Talca, Chillán, Concepción, Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Coyhaique y Punta Arenas (bases, sección L, nota 2).

En la admisibilidad, la Dirección Nacional del Servicio Civil revisa la información del formulario de postulación para verificar el cumplimiento de los requisitos legales; la veracidad de esa información se acredita después con los documentos del Anexo N° 6 (bases, sección K). Para continuar en cada etapa deben quedar al menos tres personas, número necesario para formar la terna.

El análisis curricular se aplica solo a los oficios de comunas asiento de Corte, evalúa formación académica y experiencia profesional, y se expresa de 0 a 100 puntos. Avanzan quienes alcanzan el puntaje mínimo de cada factor y se ubican entre las 80 mejores puntuaciones, incluidos los empatados en ese lugar (bases, sección K).

La extensión aproximada de cada proceso es de 55 a 62 días, desde la publicación de la convocatoria hasta la conformación de la terna final y su envío al Presidente de la República. Las bases advierten que esas cifras son referenciales y pueden ajustarse según el número de postulaciones o por caso fortuito o fuerza mayor (sección C).

La prueba de conocimientos

Es un examen de conocimientos jurídicos y de administración que mide la idoneidad técnica y el dominio normativo para la función notarial, registral o de archivo, y su contenido se ciñe estrictamente al temario oficial del Anexo N° 8 de las bases (sección K). El temario se ordena en temas numerados del 01 al 19, varios de ellos subdivididos por oficio (a: notario, b: conservador, c: archivero).

• Modalidad: remota, en una plataforma tecnológica. Las instrucciones de acceso, el día y la hora se informan por correo electrónico con 48 horas de antelación, en una sola citación oficial (sección K).
• Duración: una hora, sin posibilidad de pausa ni extensión (Anexo N° 1, numerales 7 y 8).
• Puntaje y aprobación: escala de 0 a 100. Avanzan quienes obtienen 70 puntos o más y se ubican entre las 30 mejores puntuaciones; si hay empate en el lugar 30 avanzan todos los empatados, y si no se completa ese número avanzan todos los que alcanzan 70 puntos (sección K).
• Vigencia: el puntaje rige por tres meses desde la rendición y se homologa en otros concursos del mismo perfil de cargo. No se aplica si la persona postula a un perfil diferente (sección K).

Las bases no publican el número de preguntas, su formato ni el peso de cada tema; solo consta que el contenido se ciñe al Anexo N° 8 y que el instrumento se adapta a cada perfil.

La rendición exige un computador (no se admite tablet ni celular), cámara, micrófono y ubicación activados, ningún otro programa o pestaña abierta, y un segundo dispositivo con cámara lateral conectado a una videoconferencia durante toda la prueba. La evaluación se supervisa a distancia y es confidencial (Anexo N° 1, numerales 7 a 9).

Si una persona no puede rendir en la fecha fijada por una situación imprevista o de fuerza mayor, o sufre un problema técnico, el Servicio Civil puede hacer una segunda citación excepcional, nunca una tercera (sección K).

Habilidades y destrezas

Esta evaluación mide la capacidad de análisis de información verbal y numérica y la comprensión de relaciones de tipo lógico (bases, sección K). Se rinde de forma remota, con las mismas reglas de citación y supervisión, y dura doce minutos (Anexo N° 1, numeral 8).

El resultado se expresa de 0 a 100 puntos y continúan quienes obtienen 39 o más, sin número de corte porque es la etapa final de evaluación. Su puntaje rige tres meses y se homologa en cualquier concurso, cualquiera sea el perfil (sección K).

Puntaje final, terna y nombramiento

El puntaje final suma los puntajes de las etapas: 300 puntos en los oficios de comunas asiento de Corte (análisis curricular, conocimientos y habilidades) y 200 en los demás (conocimientos y habilidades) (bases, sección M). En los primeros, haber ejercido como titular por al menos tres años como notario, conservador o archivero pondera un 25% del puntaje total, equivalente a 75 puntos (artículo 287, letra e), del COT; bases, secciones L y M).

En los demás oficios, el ejercicio previo no se considera factor de evaluación (bases, sección L). Los postulantes se ordenan en una nómina por estricto orden decreciente de puntaje y, en caso de empate, precede quien obtuvo primero el título de abogado (sección M).

El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos publica la nómina, con el puntaje de cada postulante, en su sitio web. La Dirección Nacional del Servicio Civil puede requerir información sobre probidad, inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses respecto de quienes ocupen los tres primeros lugares (sección M, numeral 2.3).

El Consejo de Alta Dirección Pública remite al Presidente de la República los antecedentes de los tres primeros lugares, para que seleccione entre ellos. Si transcurren veinte días hábiles sin selección, se entiende escogido el primer lugar. También queda seleccionado el primero si se ubica en el decil superior y el segundo está bajo el ochenta por ciento de los resultados (bases, sección M, numeral 3; artículo 287 del COT).

El nombramiento se formaliza por decreto fundado del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Concluido el proceso, procede el reclamo por vicios que afecten la participación en igualdad de condiciones, dentro de cinco días hábiles desde la notificación del cierre; se resuelve en diez días hábiles y no suspende el nombramiento (sección O).

¿Qué documentos se acompañan, cuándo y por qué medio?

La postulación se realiza exclusivamente en el portal notarios.serviciocivil.cl. La persona se registra, ingresa sus antecedentes académicos, de formación y de trayectoria laboral y completa el formulario; la postulación solo es formal cuando el sistema la valida y emite el certificado que la acredita, y hasta entonces los antecedentes son un borrador (sección D).

Al formalizar la postulación se aceptan las condiciones generales (Anexo N° 1), se declara si se cumple el ejercicio previo (Anexo N° 4) y se declara conocer la obligación de rendir caución (Anexo N° 5), todo en el portal (sección C). Además, la declaración jurada simple sobre inhabilidades y prohibiciones (Anexo N° 2) se acepta en formato electrónico en ese momento (Anexo N° 6, numeral I.2). Quien pretenda la selección preferente de las Leyes N° 21.015 y N° 20.422 debe declarar al postular que es persona con discapacidad o asignataria de pensión de invalidez (sección M, numeral 2.2).

Los documentos del Anexo N° 6 se solicitan después, por correo electrónico, una vez cerrada la fase de evaluación de conocimientos y notificado el avance a habilidades y destrezas, para adjuntarlos en la forma y plazo que se indique (sección J).

No se aceptan documentos que no cumplan lo establecido en el Anexo N° 6 o que se presenten fuera de plazo (sección K). Las comunicaciones del proceso se envían al correo declarado en el sistema de postulación (sección E).

Plazos relevantes

Las fechas concretas de cada llamado, incluidas las de las evaluaciones y las de entrega de documentos, se informan en la convocatoria y en las comunicaciones del proceso.

Errores que excluyen del proceso o restan puntaje

Las bases establecen causales de exclusión y pérdida de beneficios que se originan, en su mayoría, en conductas del propio postulante:

• No cumplir los requisitos al cierre. Se exigen a la fecha de cierre de la convocatoria (sección G).
• Dejar la postulación en borrador. Solo es formal una vez validada y emitido el certificado, y después no puede modificarse el formulario (sección D).
• Consignar datos inexactos u omitir información. La responsabilidad es exclusiva de quien postula (sección D); suscribir una declaración jurada con información falsa se sanciona conforme al artículo 210 del Código Penal (Anexo N° 1, numeral 16).
• No revisar el correo declarado. Las citaciones y los resultados se notifican allí, y mantenerlo activo es responsabilidad exclusiva del postulante (sección E).
• No rendir en la fecha citada. La no rendición excluye del proceso; la segunda citación solo procede por fuerza mayor acreditada o problema técnico informado a tiempo, y quien no rinde en ella queda excluido (sección K).
• Incumplir las condiciones de rendición. Tener otras aplicaciones o pestañas abiertas, usar otros dispositivos o interrumpir la cámara o el audio puede bloquear la prueba o llevar a una evaluación presencial; la reincidencia faculta la exclusión (Anexo N° 1, numeral 7; sección K).
• Entregar documentos fuera de forma, vigencia o plazo. Quien no presente los que acreditan los requisitos legales es excluido (sección K).
• No acreditar el ejercicio previo. En los oficios de comunas asiento de Corte, sin el certificado de desempeño como titular no se pondera el 25% (sección K).
• No declarar la discapacidad al postular. Es condición para la selección preferente, y el certificado respectivo es un requisito esencial (sección M, numeral 2.2).

Para quien prepara la prueba de conocimientos

El curso Notarios, Conservadores y Archiveros sigue el temario del Anexo N° 8. Cada capítulo reúne una guía anclada a la ley, un quiz y preguntas para el simulacro.

El simulacro del curso tiene 30 preguntas, 40 minutos y una escala de 0 a 100 con línea de aprobación en 70 puntos. Su formato es una decisión de diseño del curso y no un dato sobre la prueba oficial, que las bases no describen en ese detalle.

Para preparar la prueba de conocimientos de este concurso está el curso de Notarios, Conservadores y Archiveros, con guías por capítulo ancladas a la ley, quiz y simulacro.